Herramientas para planificar y cumplir objetivos

Al comienzo de cada año, muchas empresas dedican un tiempo a desarrollar una lista de objetivos a cumplir, para encarar la nueva temporada con propósitos claros. Poder marcar la dirección de un equipo de trabajo proporciona herramientas de gran valor, ya que a partir de la colaboración entre distintos empleados, se puede lograr una ejecución de metas efectiva en común. Dentro de los instrumentos de productividad, la planificación es el punto estratégico principal.

El planning puede ser individual o grupal, siempre y cuando los objetivos estén alineados con los de la compañía. Desplegando una buena estrategia, se puede conseguir que su ejecución sea coherente y versátil. Además, ayuda a emplear cualquier camino que se quiera tomar de forma ordenada y sistematizada.

Cada vez que se quiera desarrollar un plan, es necesario poder responder a algunas preguntas esenciales, como:

1) ¿Qué se busca lograr como empresa y equipo?

2) ¿Cuál es nuestro propósito?

3) ¿De qué forma lo vamos a llevar a cabo?

4) ¿Qué acciones se deben realizar?

5) ¿En cuánto tiempo?

6) ¿Qué estrategia vamos a tomar?

7) ¿Dónde, cómo y para qué ejecutaremos las acciones?

8) ¿Quiénes serán los responsables de cada plazo? ¿Cuáles son sus fechas?

9) ¿Qué tipo de recursos se necesitan?

10) ¿Cómo se medirá el resultado?

11) ¿Por qué es tan importante desarrollarlo?

Si bien hay muchos métodos a seguir, hay algunos que se destacan sobre el resto, como por ejemplo:

- Brainstorming: es la técnica de la tormenta de ideas que depura los resultados y plantea objetivos posibles de alcanzar.

- Objetivos S.M.A.R.T.: pensar estrategias específicas, medibles, realizables, realistas y con plazos concretos. La Sigla S.M.A.R.T. proviene de las palabras en inglés Specific, Measurable, Achievable, Realistic y Time, respectivamente.

- Mapas mentales: permiten integrar el pensamiento de cada miembro del equipo, para más adelante hacer una puesta en común de las ideas que se consideren relevantes en relación a los objetivos del período de planificación.

- Metodología de lienzo CANVAS: es una herramienta visual eficaz y muy simple de utilizar. Sobre una plantilla que sigue este modelo –que está disponible online– se pueden dividir los temas agrupándolos por segmentos y colocar, como si se tratara de un cuadro, las anotaciones de cada integrante de la compañía como contribución creativa y colectiva para el plan anual. Después, se debe realizar una depuración de las repeticiones o superposiciones y reordenar la información, para avanzar al siguiente nivel, que abarca cómo se encararán las acciones específicas luego de volcarlas en un plan estratégico.

De todas maneras, hay diez tips fundamentales que todo aquel que quiera concretar un proyecto debe tener en cuenta:

1) Definir propósitos: porque marcan el sentido y el rumbo general del plan. Cada sector puede tener los suyos específicos alineados.

2) Plantear políticas: porque sirven de guía y regla general sobre la cual se moverán los equipos. Para plantearlas, se deben delimitar premisas y marcos de referencia que sirvan de ayuda para reducir dudas y solucionar problemas.

3) Establecer un procedimiento: es un paso más operativo, que se basa en seleccionar algún método a seguir.

4) Definir reglas: contribuyen a enmarcar el trabajo en conjunto para estimular un resultado que sea superador para todos. También sirven para tomar decisiones.

5) Establecer un presupuesto: es la forma tangible de transcribir los resultados esperados y ver cómo eso contribuye a la sustentabilidad de los proyectos. Se entiende como desarrollar los indicadores clave para tener en claro cómo se está avanzando en su ejecución.

6) Llevar un registro escrito: anotar todo lo que se realizó en un sistema de organización y productividad real, que incluya fechas, plazos y responsables con nombre y apellido.

7) Generar involucramiento: planificar puede ser una tarea larga. Lo más aconsejable es coordinar con los distintos sectores para que todos conozcan el método a seguir, para que los resultados sean acordes a los propósitos de la empresa. Un error muy frecuente es dejar la planificación en manos de los gerentes o un grupo reducido de personas; lo ideal es que todos participen.

8) Saber comunicar: otro desacierto muy habitual es realizar un plan y no comunicarlo a todos los sectores de la compañía, o bien, dejar la información en manos de un pequeño círculo que no sabe cómo expresarla. La planificación debe ser visible para todos: puede estar en una cartelera, en una hoja de ruta para cada colaborador o en la computadora, con alertas para el cumplimiento permanente de cada área.

9) Monitorear, medir, recalcular y corregir el camino: son cuatro acciones estratégicas para cumplir objetivos. Se recomienda que cada tanto se realice una recapitulación de los avances, retrocesos, ajustes y mejoras del plan, para encaminarlo de la manera más apropiada.

10) Aprender de cada paso: reconocer las lecciones y logros aprendidos es vital para aumentar la motivación del equipo. Además, es importante darle un nuevo significado a cada aprendizaje, para conformar un registro de lecciones y procedimientos a partir de las acciones que generaron la ejecución. Esto va a permitir traducir los errores y las mejoras en algo tangible, positivo y con valor para el futuro.