Freelancers: recomendaciones para organizar los archivos

Ser freelancer tiene sus ventajas: elegís dónde, cuándo y cómo trabajar. Sin embargo, esa libertad puede volverse un fastidio si no sos lo suficientemente organizado. Para ello, es imprescindible que desarrolles un sistema que te permita mantener un cierto orden.

Las siguientes pautas te ayudarán a organizarte:

- Eliminá los archivos inútiles del escritorio. A priori puede parecer una herramienta fácil de búsqueda, pero el problema aparece cuando, entre tantos archivos acumulados, no se recuerda exactamente cómo se tituló aquel que se necesita, por lo que se pierde mucho tiempo tratando de encontrarlo. La única salvedad válida es cuando se está trabajando mucho en un documento en particular.

- Limitá la cantidad de carpetas. Para mantener un orden adecuado, es fundamental que no se creen demasiadas carpetas principales. En el caso de los freelancers, la organización más lógica suele ser por cliente. No obstante, más allá de eso, seguro haya carpetas que estén relacionadas con la facturación o los gastos de la empresa.

- Decidí quién debe tener acceso al sistema. En primer lugar, se debe definir si se necesita acceder a los archivos desde cualquier dispositivo; en segundo lugar, aunque no menos importante, si un tercero también debe tener acceso a los mismos –probablemente sea el caso de los freelancers que trabajan en equipo–.

- Construí la base del sistema. Es importante tener en claro que la forma de organizar los documentos dependerá del tipo de negocio y de las funciones que se deban realizar. No hay un sistema universal que funcione con la misma eficacia para un escritor, un diseñador y un contador; la clave está encontrar el sistema que mejor se adapte al negocio.

- Creá plantillas de documentos. La configuración de plantillas predeterminadas resultará muy útil si se suelen manejar los mismos tipos de archivos para todos los clientes. De esa manera, cada vez que tenga un nuevo cliente o ingrese un nuevo período financiero, podrá copiar esa plantilla y ahorrar tiempo.