Una correcta gestión de nuestro tiempo resulta fundamental a la hora de organizar nuestras actividades diarias. Dentro de los ambientes laborales existen múltiples tareas que pueden superponerse interfiriendo en nuestra efectividad y concentración. Un correcto manejo de grandes flujo de trabajo implica priorizar lo que es urgente e importante, tener rutinas de productividad y aprender a generar mejoras obteniendo beneficios como la disminución de cansancio y pérdida de energía.
Seis claves para una rutina laboral productiva
Para lograr una efectiva planificación de tu jornada laboral sigue los siguientes pasos:
- Definí tus objetivos al comenzar el día. Establecer tus metas para el día siguiente te ayudará a planificar tus actividades y dosificar la energía que necesitás. Definí lo urgente, y dentro de esto, lo delegable de lo que no lo es; de esta manera, evitarás la superposición de tareas y la pérdida de tiempo.
- Comenzá por lo más difícil. Priorizá las actividades de acuerdo a tu ritmo y reloj biológico –en qué momento del día funcionas mejor–. Iniciar tu jornada laboral con las tareas más difíciles te permitirá relajarte y evitar una sobrecarga laboral durante la jornada. Mientras tanto, contarás con un margen para la resolución de problemas menores rápidamente.
- Programá las tareas. La planificación debe registrarse en algún sistema de organización, soporte físico que te permita volcar las tareas realizando un seguimiento de las mismas. Dejá asentado este mapeo de actividades en una libreta, planilla o notas de tu teléfono celular: redactá en orden de relevancia las tareas a realizar y resaltalas una vez que las hayas concluido; de esta manera, tu cerebro destina la energía suficiente para continuar con las demás cosas.
- Asiste a reuniones importantes. La sugerencia es que las reuniones sean programadas a conciencia, con un temario previamente establecido y el registro de las decisiones tomadas con sus respectivos plazos y responsables. Las mismas no deberían durar más de 40 minutos, y su seguimiento posterior es clave para sacarles el máximo provecho sin perder el tiempo.
- Administrá correctamente el flujo de trabajo. Asumir tareas con un propósito determinado y con un orden de prioridad establecido, evita el agotamiento de muchos empleados que asumen las tareas de otros. El aprender a priorizar entre urgente, importante, qué se puede delegar y qué dejar de lado por el momento, es esencial para administrar el flujo.
- Dedicate momentos personales. Dentro de tu jornada laboral, tratá de colocar las pausas cada hora y media; estirá tu cuerpo, caminá, aprendé a respirar con diversas técnicas o practicar meditación. Esto te permitirá recargar energías y priorizar siempre la salud, dentro y fuera de la oficina.
La correcta implementación de estas acciones te ayudará a administrar tu agenda y a organizar tu tiempo, tanto en el ámbito laboral como en el personal.
