Las claves para una reunión eficiente

El Harvard Business Review reveló que, en la última mitad de siglo, las reuniones aumentaron de menos de 10 horas semanales a casi 23 horas, sin tomar en cuenta las reuniones espontáneas. De todas formas, aunque muchas veces son numerosas y consumen mucho tiempo, son necesarias para hacer el trabajo y fortalecer los vínculos y roles dentro de la organización. “La interacción cara a cara en tiempo real, incluso a distancia, desbloquea la percepción de las cosas, y eso es poderoso”, expresó Chris Battles, vicepresidente senior y gerente general de Comunicaciones y Colaboración para LogMeIn, proveedor de software que incluye la plataforma de reuniones GoToMeeting.

Para tener reuniones efectivas y aprender a reconocer los momentos más importantes, se recomienda tener en cuenta los siguientes factores:

-Señales verbales y no verbales. Hay que estar atento a las personas que comienzan a tomar notas y las que empiezan a contribuir con su opinión. Eso significa que están prestando atención y, además, agregan valor a la reunión brindando sus puntos de vista.

Battles destacó que “es la parte valiosa de la reunión, cuando las personas están abiertas a la información y se relacionan con ella”, porque muestra cómo la información impacta en otras personas del equipo.

Cuando aparecen contribuciones, es fundamental dejarlas fluir y no sofocarlas. Por ello, recomienda involucrar a las personas haciendo preguntas e invitándolas a conversar.

-Cultura de colaboración. Se debe crear un ambiente en el cual los participantes se sientan libres para opinar y participar. Para esto se necesita que las reuniones sean vistas como “una zona de seguridad y los empleados confíen en que la norma es que puedan contribuir”.

-Agenda flexible. Para que la reunión sea fructífera, hay que estar presente y consciente de lo que sucede en la misma; no hay que dejar que simplemente suceda. Para eso, Battles sugiere bloquear la agenda y dedicarle exclusividad a la reunión.

-El “oro”. Cuando se llegue a un estado de discusión y de propuestas, es esencial identificar los pasos a seguir “antes de continuar para aprovechar la energía”. Esto crea una perspectiva distinta para quien organizó el encuentro. Al tomar registro de esto, se puede usar luego para ayudar a los participantes a interactuar en próximas reuniones.