Cómo utilizar la técnica del storytelling para que respondan nuestros mails

Ejercitar al cerebro a través de la técnica del storytelling, es decir contar una historia para a partir de ella trasmitir cierta información e ideas, ayuda a resaltar los aspectos importantes y recordar las características esenciales de una conversación cara a cara virtual o presencial. El hecho de narrar relatos, contribuye a atrapar a aquellos que aprenden por vía visual, auditiva o kinestética, ya que usualmente incluye elementos externos que sostienen palabras, experiencias y sentimientos.
Los fundadores de Presentation Company y coautores del libro Everyday Business Storytelling, Lee Lazarus y Jeanine Kurnoff, aseguran que el recurso también sirve para lograr más y mejores respuestas a mails que luego de enviados y recibidos parecen perdidos.
En este sentido, Lazarus afirma que no se trata de contar historias personales, sino de usar la estructura de la narración a fin de organizar pensamientos e ideas y realizar buenas presentaciones a jefes, clientes y colegas. En lo que respecta al correo electrónico, donde el objetivo es “atravesar el ruido” y destacarse en la bandeja de entrada, Kurnoff plantea que lo fundamental es conectarse con el otro e influir en sus decisiones.
Según el dúo de expertos, una historia completa incluye cuatro señales:
1) Marco: datos, tendencias y visiones que sostienen el contexto.
2) Personajes: protagonistas del mensaje (incluye emisores, receptores e interesados en el relato).
3) Conflicto: el problema que espera ser resuelto o motivo del mail.
4) Resolución: lo que se propone para resolver el conflicto.

La redacción de un correo que contemple estos aspectos mejorará las probabilidades de tomar contacto. Para armar un mail efectivo es necesario:
1) Definir el asunto: el primer paso para que alguien lea y responda un mail, es que lo considere lo suficientemente atractivo como para abrirlo. En este punto, el “asunto” es el encargado deiniciar el intercambio de información y transmitir las ideas del proyecto.
Muy a menudo, los correos electrónicos poseen líneas de asunto genéricas que no terminan de destacar el objetivo del texto. Así, es imposible llegar al receptor a pesar de que el mensaje sea simple.
La línea de asunto debería ser específica y responder a la pregunta de por qué se envió el mail. En palabras de Kurnoff, cuando alguien deja un término vago en el título con el que se intenta alcanzar al receptor, es probable que el mismo pase de largo y continúe con sus actividades.
“El asunto debe ser una guía coreografiada que ayude al lector a saber hacia dónde va”, describe el experto.
2) Llenar el cuerpo: Kurnoff plantea que en ocasiones la frase “menos es más” es un mito, ya que a lo largo de un mail, nuestro interlocutor necesita de un contexto. Por este motivo, el cuerpo del correo debe contemplar el relato que incorpora el marco, los personajes y el conflicto.
Una buena narración arranca ubicándose en el lugar del público, facilitando la respuesta a la comunicación. En vez de empezar el mail planteando el objetivo, es mejor recordar la escena y los protagonistas de la historia, explicando el problema por resolver.
El texto en sí no tiene por qué ser largo: se puede describir el escenario detalladamente en pocos renglones. De todas maneras, si debe que ser extenso para respaldar la situación, que así sea.
3) Llamar a la acción: luego de aportar la información necesaria para describir el contexto, es preciso trasladarse a la parte resolutiva del correo, respondiendo a los detalles específicos de aquello que se pide. Lazarus subraya que hay que proponer un plazo o llamado a la acción al servicio del pedido, repitiendo o reformulando las ideas expresadas en el asunto en miras a que se destaquen.