Pese a que lo utilizamos con frecuencia en nuestra vida profesional, algunos especialistas sostienen que el correo electrónico es una de las mayores causas de pérdida de tiempo en el trabajo.
Así lo manifestó Aye Moah, cofundador y jefe de producto del software de productividad Boomerang, quien señaló que “el correo electrónico es una lista de tareas pendientes que no controlás”.
Por su parte, Eric Holmes, de la Universidad Global de Purdue –que ofrece educación online para adultos que ya se encuentran en el mercado laboral–, expresó que debido a que es “muy fácil responder a un correo electrónico tanto en términos de tiempo como de esfuerzo, muchas personas envían mensajes sin desarrollar y respuestas innecesarias”.
En ese sentido, Holmes remarcó que “si las personas tuvieran que tomarse el tiempo que las generaciones anteriores necesitaban para escribir una carta, reducirían significativamente la cantidad de comunicaciones escritas, ya que cada una requeriría mucho más tiempo y esfuerzo”.
A continuación, te explicamos cuáles son los errores más comunes al enviar un correo electrónico:
1- Escribir el asunto en mayúsculas. En Internet, escribir en mayúscula es equivalente a gritar. A eso se le suma que la mayoría de los correos basura o spam están escritos de esa forma.
Según un estudio de Boomerang, los usuarios que escribieron un correo electrónico con un asunto en mayúsculas tuvieron una tasa de respuesta un 30% inferior. En caso de que algo sea realmente urgente, debés indicarlo en el asunto.
2- Tema no definido en el asunto. Evitá poner una frase genérica en el asunto. Si el tema no está claro, puede que el destinatario ni abra el correo.
3- No utilizar CC. Las siglas CC quieren decir con copia. Muchas personas están acostumbradas a poner todos los destinatarios en el mismo renglón donde dice “para:”. Sin embargo, lo correcto es ponerlas en copia cuando no se espera una respuesta de ellas.
“La adición de personas en un correo electrónico en el encabezado ‘para:’ indica que se espera una respuesta, mientras que ‘CC:’ informa a los destinatarios que se están incorporando a la conversación pero que no necesitan responder”, explicó Holmes.
4- Escribir demasiado o muy poco. Aunque normalmente es bueno que el correo electrónico sea breve, esto varía según la complejidad del tema. Si se trata de un tema serio, debés asegurarte de que tu correo transmita correctamente la gravedad o urgencia del asunto.
5- No finalizar un correo diciendo gracias. Finalizá siempre un correo agradeciendo la atención. Aunque no lo creas, según el citado estudio de Boomerang, ser agradecido –aunque sea de antemano– incrementa la tasa de respuesta en un 36%.
6- Enviar correos los lunes. Si bien no está mal enviar un correo al comienzo de la semana, muchas personas no se encuentran de buen humor y son más proclives a cometer errores. Por eso, si necesitás enviarlo sí o sí ese día, tomate el tiempo para asegurarte de que no tenga errores.
