Es muy frustrante cuando un compañero de trabajo no llega a las fechas de entrega y frena al resto del equipo; según un estudio de VitalSmarts (compañía que brinda entrenamientos en liderazgo), se necesitan solamente uno o dos empleados ineficientes para reducir la productividad conjunta en un 24%. Los errores más frecuentes son los siguientes:
- Incumplir los deadlines por falta de compromiso o de ideas
- Perder mucho tiempo priorizando las tareas incorrectas
- Avisar a último momento que se olvidaron de ciertas tareas, citas o deadlines
- Mostrarse ocupado pero, en verdad, no avanzar con los trabajos importantes
Estas actitudes generan una pérdida de moral, confianza, productividad, calidad y servicio al cliente. Las personas pueden tener las mejores intenciones, pero sobrestiman su capacidad para manejar la cantidad de cuestiones que llegan a ellos y a su equipo.
Para poder avanzar juntos completando las tareas y disfrutando del camino, es necesario adoptar estos hábitos clave:
Trabajar en las cosas acertadas
El problema que afecta a la productividad más directa y rápidamente es la priorización errónea de tareas; esto se manifiesta en el incumplimiento de deadlines. Puede que dejes la oficina sintiéndote agotado, pero sin haber logrado nada verdaderamente importante; esto destruye la satisfacción personal y el compromiso.
Asegúrate de estar trabajando en las tareas correctas, definiendo el trabajo importante y creando un plan de acción y de manejo de imprevistos (que seguramente aparecerán).
La mayoría de las personas no tienen un listado claro de los compromisos asumidos catalogados en pequeños, importantes, no importantes, estratégicos, no estratégicos, etc; cuando el trabajo no está definido, es muy difícil saber qué hacer. En cambio, si surge un imprevisto, apagar el incendio es más sencillo porque se sabe qué acciones realizar. La gente culpa al imprevisto por no llegar a realizar las tareas, pero en realidad el problema es la falta de un plan para todo lo demás.
Mantenete enfocado en las cosas adecuadas creando límites; respetá a los demás en sus tiempos para completar las tareas importantes.
Renegociar los términos
Las personas deben entender que es aceptable declinar un pedido. La mayoría de las personas tratan de evitar el tema al cual se comprometieron, esperando que la otra persona nunca vuelva a pedirlo. Pero esto no sirve porque siguen teniendo un elemento más en su lista de pendientes; y probablemente nunca se concrete.
No sientas la presión de responder de forma inmediata ante un pedido o indicación. Primero, obtené información preguntando lo siguiente: ¿Qué acciones necesitas que tome?, ¿Cuál es verdaderamente el último día en el que puedo entregarlo?
Usualmente entendemos que las tareas pasadas por un colega o superior deben realizarse de forma inmediata. Renogociá con tu compañero o superior para presentarte como un colaborador que busca el foco y no una persona que termina realizando una menor cantidad de trabajo.
